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        外事文書知識

        2018-07-28
         一、什么是外交文書、對外文書和地方外事文書

        國家和政府領導人、負有特殊使命的國家和政府代表、外交部和駐外外交代表機關在外交活動中使用的書面文件稱外交文書。國家機關、地方政府、軍隊、人民團體在對外交往中形成的書面文件,統稱對外文書。其中地方政府、地方人民團體及其外事部門在日常工作及對外交往中形成、使用的書面文件稱地方外事文書,它包括外事機關所使用的機關通用文書和在對外交往中使用的涉外文書。下面主要介紹地方外事文書中的涉外文書,不包括外交文書和其它對外文書,也不包括地方外事文書中的機關通用文書。

         

        二、地方外事文書的特點

        (一)主體的地方性。地方外事文書的主體是地方政府、地方人民團體及其外事部門,在處理地方外事文書時必須注意對外表態的身份、口徑及與對方對等的問題,并遵循“外交大權在中央,地方外事工作授權有限”的原則。

        (二)格式的規范性。地方外事文書一般都具有特定的格式和規范的處理程序,必須按照規范格式和程序處理,否則就不能達到對外交往的目的和效果,甚至引來不必要的麻煩。

        (三)表述的準確性。地方外事文書的表達,必須準確、明了,必須杜絕歧義和模棱兩可的語言,必要時還須另加解釋或附注說明,以使表述準確而嚴密。

        (四)很強的時效性。地方外事文書往往用于辦理具體的對外事務,要求在一定時限內寫作和處理完畢,其時間限制往往比其它種類的文書更嚴格。

         

        三、地方外事文書的要求

        地方外事文書是地方政府、人民團體及其外事部門進行對外交涉和交往的重要工具,是地方外事業務的重要組成部分。它體現著國家的對外方針、政策和有關法規,起草、發送和處理地方外事文書是一項政策性很強的工作。因此,地方外事文書既不能違背本國文字習慣,又要照顧到國際慣例和對方的具體情況,要求內容貼切,文字準確、精煉、嚴謹,印制精美,格式規范。

        (一)內容上的要求。

        1、國名。地方外事文書中首次使用的外國國名,應使用全稱。

        同一國名在文書中數次出現時,首次應用全稱,此后可用簡稱。如習慣用簡稱,可使用正式簡稱。但某些特殊國家,如多米尼加共和國、多米尼加聯邦等,必須使用全稱。有些國家由于發生革命、政變或其他原因,國名可能改變,須隨時注意,不可用錯。

        2、稱呼。地方外事文書中的稱呼,既要考慮雙方的身份,又要考慮國際慣例和對方的具體情況。對部長級以上的官員、大使、將軍,一般稱“閣下”(有些國家如美國、墨西哥、德國等習慣稱“先生”,而不稱“閣下”);副部長級以下官員,或代辦級使節和臨時代辦,習慣上只稱“先生”,不稱“閣下”。如果受文人有爵位、學位、軍銜或其他頭銜,如勛爵、教授、上校等,可視具體情況依習慣稱呼。對國王、王后、皇帝、皇后、蘇丹稱“陛下”,對王子、公主、埃米爾、親王、酋長稱“殿下”。

        3、客套用語和致敬語。地方外事文書不使用客套語,即不用“X X向X X致意并謹申述如下”的引文。致敬語須注意符合兩國關系、雙方身份、文書內容和使用場合。地方政府領導人發出的正式對外函件,使用“順致最崇高的敬意”、“順致最良好的祝愿’’或“順致最親切的問候”等;地方政府及其外事部門發出的普通對外函件,用“順致崇高的敬意”或“預致謝意”等;地方人民團體的領導人發出的正式對外函件,用“順致最良好的祝愿”或“順致最親切的問候’’等;地方人民團體及其外事部門發出的普通對外函件,用“預致謝意’’或“順致問候”等。

        4、人稱。人稱要與文書格式相適應。如正式對外函件以個人名義用第一人稱;普通對外函件以單位名義用第三人稱,稱對方也用第三人稱,且一般不用“貴方”或“貴館”等措辭,而是重提受文機關的名稱;對外便函用第一人稱。簽署者與受文者要相對應,即人對人,單位對單位。在個人對個人的地方外事文書中要講究身份對等。

        5、文種。地方外事文書一般使用中文,必要時附以外文譯文。

        (二)格式上的要求。

        1、文面格式。

        (1)地方外事文書的抬頭,即受文人的職銜、姓名和稱呼,應在第一行頂格排列,也可以將職銜單列一行(后面不加標點),姓名和稱呼另排一行。

        (2)地方外事文書的致敬語,作為正文的最后一段,末尾加句號;排印時自成一行,必須緊跟正文。

        (3)地方外事文書的發文日期之后一般必須加上發文地點,如“于烏魯木齊”等字樣。

        2、蓋印。地方外事文書加蓋帶國徽銅印時,印章下沿應騎年壓月,國徽在年月日之上。

        3、副本。如需對外提供副本,排版后外事文書正、副本應同時付印。在副本正文右上角加印“副本”字樣,用白紙(規格同正本)印制;落款不簽名、不蓋章,但需將發文人的職銜、姓名或發文機關或團體名稱印上并加括號注明“簽字”或“印”字樣。發送時,應在信封左

        上角加蓋“副本”二字。

        4、譯文。地方外事文書附以譯文時,應在右上角注明“譯文”字樣,用白紙(規格同正本)印制;譯文應考慮外文慣用格式,不應套用中文格式。受文人的職銜、姓名、稱呼應按外文習慣放在函件首頁文外左下角(有的國家習慣放在右上角或左上角)。還應按外文習慣在文首寫上一個稱呼,一般有:“閣下”、“先生”、“親愛的先生”、“尊敬的X X先生”、“陛下”、“殿下”等。致敬語要按外文習慣翻譯成完整的一句話,如將“順致最崇高的敬意”譯成“我借此機會向閣下致以最崇高的敬意”或“省長閣下,請接受我最崇高的敬意”等。

        英文譯本的右上角加注“1’fan8lation”字樣;中文正本如未注明具體人名、地名、時間,英文譯本一般加注“name”、“place”、“dme”字樣(正文內用括號,抬頭或結尾不用括號);必要時則另做技術處理;失又誶不的落款處印上發文人職銜和姓名并加括號注明“sigled”字樣,或印上發文機關或團體名稱并加括號注明:“aeal”字樣,但不須本人簽名或加蓋機關或團體印章。

         

        四、常用地方外事文書分類

        (一)地方外事函件。

        地方外事函件是地方政府、人民團體及其領導人,同外國相應的機關或團體及其領導人,外國駐華使、領館及使節和官員的往來文書。依照發文名義和內容分為三類:

        1、正式函件。用第一人稱寫成、以機關或人民團體領導人名義發出的函件。內容可以是致謝、應邀、祝賀、婉拒邀請、邀請訪華、致歉、表示遺憾、生病慰問等。

        要求文首必須寫上對方首都或城市名稱,第二行起寫明受文人的職銜、全名和稱呼,依習慣另起一行排稱呼(如閣下、先生、陛下等)。致敬語,機關的領導人用“順致最崇高的敬意”、“順致最良好的祝愿”或“順致最親切的問候”等;人民團體的領導人用“順致最良好的祝愿”或“順致最親切的問候”等。落款處親筆簽名,并署以正式職銜。不編號。

        2、普通函件。用第三人稱寫成、以機關或人民團體及其外事部門的名義發出的函件。

        要求函件抬頭寫明受文機關或團體名稱。落款處只蓋機關或團體及其外事部門的印章,不印機關或團體及其外事部門的名稱。一般不編號;內容重要的可編號,排在文右上方。機關及其外事部門發出的普通函件,致敬語用“順致崇高的敬意”或“預致謝意”等;人民團體及其外事部門發出的普通函件,用“預致謝意”或“順致問候”等。

        3、便函。以第一人稱寫成、以機關或人民團體官員名義發出的函件。

        抬頭可簡稱“親愛的XXX先生”或“XXX先生”等。致敬語用“祝你身體健康”或“祝你工作順利”等。落款處親筆簽名,是否署職銜視具體情況而定。不編號。不提供副本。

         

        (二)地方外事電報

        地方政府、人民團體及其領導人以電報包括傳真形式發出的地方外事文書稱地方外事電報,多用于祝賀、慰問、吊唁、致謝等事務性較強的內容。

        要求第一行寫對方首都或城市名稱,第二行寫受文人的職銜、全名、稱呼或受文機關或團體名稱。結尾無致敬語,但一般有祝愿詞。發電人應具職銜、全名,不簽名。發電機關應具全稱,不蓋章。

         

        (三)地方外事書面協議文件。

        地方政府和人民團體與外國相關部門簽署的契約性書面文件,稱為地方外事書面協議文件。包括協議書、意向書、會談紀要、會議紀要、確認書、交接證、購置或租賃合同等。

        協議書是各方就某事或某些問題達成協議后形成的書面文件。通常是事務性、行政性和技術性的文件。

        意向書是將意欲達到的目的或可能發生的后果的意思表達出來的文件。

        會談紀要是各方進行談判達成的協議要點的記錄,一般說來沒有法律約束力,只是作為談判和簽署正式協議和合同的參考文件。

        會議紀要是各方就某一或某些問題舉行會議達成的協議要點的記錄。它與會談紀要實質上沒有多大區別,經常互用。

        交接證是依協議或合同的規定,甲方將物品(或權利證明)移轉給乙方的文件。

        確認書是明確表示承認責任的存在,或證明某情況屬實的文件。

        購置、租賃合同是外國駐華使領館在我國境內購置或租賃我國房地產時,所簽署的書面文件。

        在協議書、意向書、會談紀要和會議紀要等文件中,每方在自己保存的原件中享有在先權。即中方保存的文本,中文文件排在前面,文中中方的名稱在前面,中方代表的簽署在左面或上方;外方保存的文本,外文文本排在前面,文中外方的名稱在前面,外方代表的簽署在左面或上方。

         

        (四)公告和通告。

        公告、通告是發布某一事項的情況或對外公布規定的文件。

        公告的日期一般置于標題下方(若有編號,則將日期移至文后右下方),發布機關的名稱在標題中列出,不蓋印。通告的日期置于文后右下方,一般不蓋印,需要時加蓋發布機關帶國徽的銅印。對外發送時,用十六開書寫紙(規格26.5X19厘米)。

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